Notes de frais : comment (bien) se faire rembourser ?

Nathalie Alonso © Cadremploi.fr - Publié le 16.01.12

Restos, taxis, hôtels… Que pouvez-vous faire passer, dans vos notes de frais ? Réponse d’un comptable et d’un DRH.

Vous souvenez-vous du 16 décembre 2011 ? Selon une étude de Concur, fournisseur de logiciels de gestion de frais professionnels, c’est le jour où le nombre de demandes de remboursement de frais a connu un pic en France. Les salariés, très sollicités au portefeuille à l’approche de Noël, ont visiblement cherché en effet à récupérer des deniers. Légal ?

Quels sont les frais remboursables

Hôtel, transports, chocolats… Il n’existe pas de liste exhaustive de  frais professionnels susceptibles d’être remboursés.

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Pour faire simple, on retiendra selon l’arrêt de la cour de Cassation du 9 janvier 2001 (n°98-44833) qu’il s’agit de tous « les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur (…) ».

Mais si vous avez décidé en 2012 de mettre votre patron à contribution pour vos trajets domicile travail, il va falloir être convaincant car cette possibilité est facultative et soumise à conditions selon l'article L.3261-3 du code du travail.

Sachez qu’en général vous ne pourrez pas non plus réclamer le remboursement d’un ou deux costumes par an, à la différence des uniformes.

Mon employeur peut-il limiter mes frais professionnels ?

Vous envisagez de faire gonfler une note de restaurant ? De quoi alerter votre patron… qui peut très bien de limiter le montant des frais remboursables. « Il peut ainsi fixer un plafond pour chaque type de frais et l’inscrire dans le contrat de travail ou signer un accord d'entreprise avec les représentants du personnel », selon Emmanuel Eloy, directeur de l’Ecole Nationale de Comptabilité et Gestion.

L’employeur peut aussi décider d’octroyer une allocation forfaitaire mensuelle.  SGS, leader mondial en matière de vérification, de contrôles, d’analyses et de certifications, attribue par exemple 125 euros par mois à ses salariés qui travaillent tous les jours de chez eux. La somme recouvre une part de la valeur locative du logement augmentée des charges (électricité, abonnement internet).

Pourquoi les entreprises sont-elles plus ou moins généreuses ?

Parce que les entreprises peuvent choisir de rembourser les frais sur la base du réel ou du forfait (lire ci-dessus) dans leur intérêt.

Et puis, tout dépend également de la nature de l’événement qui génère une dépense. Selon que le repas se déroule entre collègues à la bonne franquette ou qu’il réunisse des clients stratégiques, l’entreprise peut se montrer plus ou moins généreuse… « Dans un repas d’affaires, on pourra aller jusqu’à 50 euros par personne, mais si l’événement exige une dépense hors-norme, le collaborateur doit consulter son manager », explique Francis Bergeron, DRH de SGS  France.

Quand aborder la question des frais

Vous pouvez en parler dans le cadre d’une embauche (sachant qu’en général les recruteurs apprécient peu qu’on leur en parle dès le premier entretien) ou lors de votre entretien annuel. C’est même conseillé « si vous vous déplacez beaucoup (VRP, formateurs, auditeurs…) ou si vous devez inviter régulièrement des clients au restaurant », insiste le comptable Emmanuel Eloy.

Le coût réel pour l’employeur

Dans une entreprise telle que SGS qui dispose d’une armée de contrôleurs sur le terrain, 20 000 notes de frais sont émises chaque année pour un total de 3 millions d’euros. Les frais  sont exonérés de charges sociales et non soumis à l’imposition. Elles donnent généralement lieu à récupération de la TVA, et le coût pour l'entreprise est inférieur à celui remboursé au salarié.

                  Par Jrang An@go.